L’art et la manière d’enregistrer les réunions et de les transcrire en compte rendu.

Établir un compte rendu de réunion n'est pas chose facile. Voici quelques conseils pour dresser fidèlement un procès-verbal de réunion.

Lors d’une réunion ou d’une conférence, beaucoup de choses sont évoquées, plusieurs personnes parlent, et il est important de pouvoir retrouver ce qui a été dit une fois la réunion terminée. Lors d’une conférence le souci est d’un autre ordre, le conférencier est souvent loin, et sa voix doit être audible même en cas de bruit dans la salle.

Alors voici comment restituer fidèlement les propos tenus, sans rien oublier des différents thèmes évoqués dans son compte rendu.

Réunion et prise de notes

La difficulté réside dans la notion même de réunion : plusieurs interlocuteurs, du bruit, des chevauchements de paroles. Dans une réunion tout n’est pas toujours aussi organisé qu’on l’imagine avant qu’elle ne se déroule. Les interlocuteurs se coupent parfois la parole, font des digressions, passent d’un sujet à l’autre à une vitesse grand V.

Il est très difficile dans ces conditions de prendre des notes claires et suffisamment rapidement sans risquer de perdre une partie de ce qui a été dit pendant la réunion. Cette méthode est petit à petit abandonnée au profit de l’enregistrement avec des enregistreurs de réunions/conférences.

Réunion et enregistrement

Rien n’est plus fidèle qu’un enregistrement : avec un enregistreur, aucun risque que ce qui a été dit pendant la réunion soit égaré. Un enregistreur de réunions/conférences permet de réécouter la réunion pour structurer et taper le compte rendu.

Importance d’un bon enregistreur de réunions/conférences

Un enregistreur de réunions/conférences n’est pas un enregistreur classique. Il faut un enregistreur doté d’excellentes qualités pour capter distinctement toutes les voix, même lointaines. L’enregistreur de réunions/conférences Philips DPM8900 possède 4 micros de conférence multidirectionnels (extensibles jusqu’à six) et une télécommande permettant entre autres de marquer des repères sur l’enregistrement pour revenir facilement dessus pendant la réécoute. Il est idéal pour un effectif situé entre 10 et 15 personnes à enregistrer. L’enregistreur de réunions/conférences doit aussi filtrer les bruits parasites qui perturberaient la compréhension de l’enregistrement.

Différents micros de réunion sont à votre disposition :

La valise dotée de tout un système d'enregistrement de réunion jusqu'à 15 personnes
Le micro de réunion jusqu'à 12 personnes
Le micro de réunion jusqu'à 6 personnes
Le micro de réunion jusqu'à 6 personnes avec caméra orientable

Après la réunion

Le travail de rédaction commence après la réunion : écoute, réécoute de la réunion, repérage et élimination du superflu, pour arriver à une restitution fidèle de l’essentiel de la réunion. Un bon enregistreur de réunions/conférences facilite cette tâche, avec la possibilité d’écouter plusieurs fois certains passages, et de passer plus rapidement sur d’autres inintéressants ou déjà traités. Pour une transcription efficace, des logiciels comme le SpeechExec de Philips permettent de commander les fonctions classiques d’un player (écoute, pause, retour, avance) au pied grâce à une pédale de commande. Cela permet de conserver les mains sur le clavier de l’ordinateur, et ainsi gagner en rapidité et en confort.


Transcription automatique

Sembly est une solution d’enregistrement et de transcription automatique de réunions rapide et précise qui évite la prise de notes grâce à la reconnaissance vocale. Sembly permet aussi la production des comptes rendus de réunion, la gestion des actions à effectuer avec l’intelligence artificielle. Sembly fonctionne avec des plateformes telles que Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, GoToMeeting.Je teste gratuitement Sembly pendant 7 jours.

Pour obtenir tous les renseignements sur les enregistreurs de réunions/conférences, contactez-nous en nous téléphonant ou en remplissant le formulaire ci-dessous !