Comment est utilisée la dictée numérique SpeechExec Pro de Philips dans le cabinet d’avocat Marchal & Associés à Lille.

Le cabinet d’avocat Marchal & Associés situé à Lille depuis plus de 80 ans, bénéficie d’une renommée d’expert du droit immobilier. Il utilise le logiciel de dictée SpeechExec de Philips pour la production de ses courriers.

De taille humaine, le cabinet Marchal & Associés, intègre une équipe d’une vingtaine de collaborateurs. Il est reconnu pour la rédaction d’actes juridiques et techniques et dans le contentieux de l’immobilier.
Dans un souci d’optimiser le transfert des dictées entre les avocats et les secrétaires, Maître Anne-Sophie Vérité décide de bousculer les habitudes de travail en remplaçant les dictaphones à cassette par des outils de dictée numérique. C’est le logiciel de dictée SpeechExec Pro de Philips qui a été retenu.


Un travail simplifié

« Dans notre profession, nous dictons beaucoup pour une question d’optimisation du temps. Si j’étais obligée de taper tous mes courriers, mes journées qui ne sont déjà pas assez longues, le seraient encore moins. Au vu de notre taux horaire, je ne suis pas certaine que les clients apprécieraient que je passe mon temps à taper même si avec le temps je commence à taper plus vite qu’avant. Le travail de retranscription prend une part importante de notre temps, que notre secrétariat doit absorber » indique Maître Anne-Sophie Vérité.

Parfois réfractaires aux nouvelles technologies les avocats ont très vite compris que l’objectif de s’équiper avec SpeechExec Pro était de faciliter le travail de chacun tout en permettant aux secrétaires de diminuer leur charge de travail. Les trois secrétaires réalisent 100% de la production documentaire du cabinet grâce maintenant au logiciel de dictée SpeechExec Pro.


Une productivité accrue

La dictée avec SpeechExec fait partie intégrante du quotidien du cabinet. « A la différence d’un médecin qui peut faire des compte-rendu plus ou moins courts, nous les avocats avons des documents relativement longs à dicter. » confie Maître Vérité.

La dictée des courriers avec SpeechExec Pro se fait tout au long d’un dossier. A l’ouverture d’un dossier à la suite d’un premier rendez vous avec un client en difficulté, à la demande de pièces supplémentaires, pour des mises en demeures adverses, les conclusions adverses, les conclusions aux réponses, etc. Si une procédure est engagée, pour l’assignation, les renvois avec le confrère adverse, etc. Toutes ces dictées sont ensuite transcrites par le secrétariat avec SpeechExec Pro Transcription.

Plus aucune panne mécanique avec SpeechExec Pro. De surcroît, tout le flux des dictées est suivi en temps réel grâce à SpeechExec Pro. Pus de perte de temps lié à l’acheminement des cassettes et à leur rembobinage, encore grâce à SpeechExec Pro. Dès que l’enregistrement des dictées est terminé, il est aussitôt disponible dans la file des fichiers à retranscrire, visible toujours grâce au logiciel SpeechExec Pro Transcription !


Le travail en cours est visible par tous

Lorsque de nombreuses dictées sont en attentes, le logiciel de dictée SpeechExec Pro permet d’en prioriser certaines. « Afin que le secrétariat sache dans quel ordre les taper, ce qui n’est pas forcément dans l’ordre d’arrivée, moi et mes confrères pouvons désormais annexer un petit message et donc indiquer quand on envoie la dictée si c’est à faire de suite, sous 48 h00, sous 24h00, dans 3 jours, dans 5 jours, dans 10 jours etc… ».

 Maître Anne-Sophie Vérité ajoute : « Lorsque j’ai une dictée urgente, je l’envoie avec un indicatif rouge et je vais pouvoir suivre juste en regardant le logiciel, quand elle a été prise en charge et par quelle secrétaire ».

« Aujourd’hui, quand j’arrive dans mon bureau, j’ouvre mon logiciel de dictée SpeechExec Pro de Philips et je sais exactement qui a dicté quoi, pour quand et la vitesse à laquelle ça avance ».

La fréquence de dictée diffère d’un avocat à un autre. Depuis deux ans, Maitre Vérité comptabilise 471 dictées numériques sur son dictaphone, soit plus de 200 dictées par an. Le logiciel de dictée numérique choisi, SpeechExec Pro de Philips, devait donc être efficace et fiable.

La prochaine étape pour Maître Anne-Sophie Vérité : intégrer à SpeechExec Pro la reconnaissance vocale.