Winscribe Text : l'outil très abouti pour la gestion documentaire de dictée dédiée des professionnels de santé

Winscribe Text intègre la reconnaissance vocale et la gestion des flux de travail permettant d’améliorer chaque étape du processus de fabrication et diffusion documentaire.

Adopté par plus de 350 000 utilisateurs , Winscribe Text répond spécifiquement aux problématiques de production de documents des établissements de santé, dont il reprend les besoins particuliers, depuis l’origine.

 

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Faire de la production documentaire un levier de productivité pour les établissements de santé

La production documentaire est un point essentiel au fonctionnement même d’un établissement de santé. Si le soin au patient est bien entendu la raison d’être des établissements, la capacité à documenter les actes pratiqués est indispensable à leur fonctionnement administratif et financier.

Le temps passé à la rédaction des documents est jugé comme trop important par les utilisateurs eux mêmes, au détriment du temps à passer avec les patients, notamment pour les médecins : La réalisation de soins aux patients, l’exercice de la médecine, et pour les secrétaires médicales : l’accueil et l’accompagnement des patients, aujourd’hui fortement impactés par les tâches de frappes, de correction, de distribution des documents.

La mutualisation des besoins sur des pôles administratifs spécifiques, comme des pôles de transcription / saisie, sont des leviers importants pour l’optimisation de l’exploitation des compétences.

Deux chiffres éloquents

En 2016, les chiffres de l’impact de la production documentaire sur l’efficacité des personnels hospitaliers parlent d’eux-mêmes : un médecin hospitalier passe 188 minutes par jour à produire, relire, signer des documents. Une secrétaire médicale y consacre 124 minutes quotidiennes.

La mise en place d’une solution de gestion documentaire de dictée (GDD), et l’utilisation optimisée de la reconnaissance vocale sont donc des leviers considérables, des opportunités pour une transformation positive des pratiques, mais aussi une réduction des coûts associés.

Points essentiels du système : créer, partager et sécuriser les documents

  • Un workflow bout-en-bout de création de documents dictés – actions manuelles réduites au minimum – processus complet de création et post-traitement des documents : de la dictée à leur distribution (e-mail sécurisé, distribution applicative, sauvegarde), en passant par la correction, la signature électronique.
  • Un panel complet d’usage en accord avec des besoins hétérogènes : dictée mobile, sédentaire, sur Smartphone, avec ou sans reconnaissance vocale, instantanée ou différée, directement dans les outils métiers ou dans le workflow documentaire de la solution…
  • Une garantie d’identito-vigilance sur deux axes : l’authentification sûre des médecins et secrétaires (une option recommandée est l’interfaçage Active Directory mais d’autres mécanismes sont applicables) ; un contrôle fort du lien dictée / patient.
  • Un paramétrage avancé des types de documents (priorités, délais associés, modèles, méta-données depuis les flux identités / mouvements) en amont de la dictée ou encore pendant le cycle de dictée (modifications au fil de l’eau).
  • Une gestion flexible et centralisée des utilisateurs (droits, groupes…) en fonction de leurs appartenances à des groupes métiers (services, spécialités etc.).
  • Une flexibilité de la distribution des tâches de secrétariats à partir de listes de travail : Attribution de dictée, profils de référent(e)s secrétaires.
  • Des processus de révision et de validation informatisés.
  • Une reconnaissance vocale à la fois simple à appréhender (utilisable rapidement sans exigence de long apprentissage ou adaptation, par exemple par des internes), personnalisée pour les établissements (enrichissement de dictionnaires par spécialités à partir de comptes rendus réels) et fortement intégrée : commandes vocales, nomadisme sur tous les postes de l’établissement, possibilité de naviguer à la voix dans des champs, bloc de textes automatiques…
  • Une interopérabilité forte avec les autres composants du SIH basée sur des standards (HL7, HPRIM…).
  • Une gestion avancée des modèles de document.
  • Un Reporting de performance, offrant à la fois la possibilité d’objectiver le retour sur investissement mais également d’optimiser les ressources disponibles : sur le workflow des dictées (délais, volumes…) et sur la reconnaissance vocale (par utilisateurs, services…).

Winscribe Text en action :

Winscribe Text couvre l’intégralité du process de création de documents, sur trois principaux domaines fonctionnels : la création, la gestion et la distribution de documents.

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Winscribe Text gère tous les aspects de la documentation et des rapports médicaux, organisés en trois domaines fonctionnels : la création, la gestion et la distribution de documents.

Interface utilisateur moderne et intuitive

L’interface utilisateur de Winscribe Text a été conçue en fonction des besoins des utilisateurs comme priorité numéro un. Moderne et intuitif, le design de Winscribe Text réduit le temps d’adaptation et la fatigue liée à l’utilisation.

 

Administration web centralisée

Accessible à partir d’un navigateur internet, la plateforme d’administration permet de gérer rapidement et facilement les utilisateurs, les modèles de documents, les spécificités organisationnelles de l’établissement et les files d’attente de transcription.

 

Winscribe Text en vidéo (en anglais)

 

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