Mieux gérer le traitement de ses e-mails

Le nombre croissant d’e-mails échangés requiert une véritable gestion pour leur traitement.

Le nombre d'échanges d’e-mails au quotidien ne cesse d'augmenter, à tel point que le temps passé à répondre aux mails occupe fréquemment les 2/3 de la journée de travail, sauf en cas d'utilisation d'un logiciel de reconnaissance vocale Dragon Professional. Selon Statista Research Department environ 319,6 milliards d'e-mails étaient envoyés et reçus chaque jour en 2021. Ce chiffre devrait dépasser 376,4 milliards en 2025.

Il est important de ne pas se laisser envahir par la quantité d’e-mails à traiter. Ne pas prendre de retard dans les e-mails à traiter est primordial. Cela fait mauvaise impression, et ne fait que repousser le problème et l’amplifier. Voici plusieurs conseils à appliquer avec ou sans Dragon Professional.

Triez, évacuez et supprimez !

Parcourez l'ensemble de vos e-mails dès l'ouverture de votre boîte e-mail. L'objet suffit souvent à déterminer le contenu.

Faites le tri des e-mails par ordre d’urgence. Tous vos correspondants n’attendent pas votre réponse immédiatement. Certains n'attendent aucune réponse de votre part, ou n'apportent aucune information utile. Supprimer les directement ! La corbeille est faite pour ça…

Pour les autres, ne traitez que les e-mails qui ne demandent que quelques minutes de votre temps, et mettez le reste de côté pour un traitement ultérieur. La réponse peut souvent attendre un petit délai raisonnable. Votre boîte e-mail s'en portera bien mieux !

Un créneau

Consacrez un créneau précis dans la journée pour les e-mails qui demandent plus de cinq minutes de traitement, et ne pas dépassez le temps fixé. Et si besoin, adaptez l'amplitude de ce créneau pour le lendemain.

Accélérez leur traitement grâce à la reconnaissance vocale Dragon Professional

La reconnaissance vocale Dragon Professional divise le temps de rédaction par cinq, voire six. Par conséquent, vous mettrez cinq à six fois moins de temps à rédiger un e-mail avec la reconnaissance vocale Dragon Professional, que si vous aviez dû le taper.

Dicter avec un logiciel de reconnaissance vocale Dragon Professional permet d’envoyer beaucoup plus de mails sur le créneau de temps consenti. Ainsi, vous pouvez non seulement répondre aux e-mails urgents, mais également traiter les e-mails qui le sont moins, et ainsi être à jour au quotidien.

Évitez les relances avec la reconnaissance vocale Dragon Professional

Répondre à un mail en utilisant un logiciel de reconnaissance vocale Dragon Professional, c’est parler au lieu de taper au clavier, ce qui est très rapide.

Le gain de temps engendré par la reconnaissance vocale Dragon Professional permet de gagner en réactivité, ce qui évitera les relances de la part de vos interlocuteurs impatients, et donc vous permettra donc de recevoir moins d’e-mails.

Pour avoir plus de renseignements sur le traitement des e-mails par la reconnaissance vocale Dragon Professional, contactez-nous !