Centre Hospitalier du Vinatier

LE PARI

  • Faciliter la transition vers le numérique
  • Sécurité des données
  • Diminuer les risques de perte des comptes rendus

LE RÉSULTAT

  • Dicma, spécialiste du secteur hospitalier
  • Identito-vigilance renforcée
  • Dématérialisation des documents

L’avantage est que nous recevons directement les enregistrements à traiter via l’interface. Les médecins n’ont plus à nous les envoyer par mail ou à les déposer dans des dossiers partagés. Le système de gestion des fichiers est très confortable. Il nous permet de faire un travail qui répond aux besoins des services, à commencer par les urgences.

Nadine Jerry, secrétaire

collaboration des équipes
Transition vers le numérique
Médecin utilisateur de dictée vocale
Identito-vigilance
Personnel soignant utilisateur de solutions de dictée vocale
Productivité & Qualité

Dicma a accompagné le CH du Vinatier dans sa mutation vers l’équipement numérique. Les médecins sont équipés d’enregistreurs numériques auxquels ils dictent leur rapport. En reposant l’appareil sur son socle, les fichiers sont directement transmis au secrétariat qui les traitent selon leur niveau d’urgence. Efficacité, praticité, sécurité des données et fiabilité du transfert… Plus d’un tiers de L’établissement est aujourd’hui équipé, avec un objectif de développement.

Le CH du Vinatier passe à la dictée numérique centralisée

Le CH du Vinatier, à Bron, dans le Rhône, est un établissement de santé mentale de 750 places et 240 médecins. Si ces derniers utilisent des enregistreurs vocaux depuis longtemps, l’équipement s’est fait de manière progressive et disparate en fonction des besoins et des volontés de chacun. «Soit on nous demandait d’acheter le matériel, soit il était acheté sans nous consulter avant, éventuellement, de nous solliciter pour l’installation, explique Sébastien Barthélémy, DSI. Nous acceptions ce système artisanal puisque nous ne pouvions proposer de solution équivalente en termes de fonctionnalités à l’échelle de l’établissement. »

Virtualisation du bureau

En 2012, le CH se lance dans un projet de  « virtualisation du bureau » intégrant une solution centralisée de dictée numérique qui  « a été l’occasion de développer une solution compatible avec notre nouvelle infrastructure et de mettre à disposition des utilisateurs un outil adapté aussi bien à leurs besoins qu’à leurs pratiques », poursuit Sébastien Barthélémy. Ce projet s’accompagne du déploiement de clients légers qui remplaceront les ordinateurs au fur et à mesure du renouvellement du matériel. La marque Olympus constituait l’essentiel du parc, raison pour laquelle la DSI s’est intéressée à la solution de ce fabricant.  « Au départ, nous avons voulu nous charger nous-mêmes du déploiement en achetant les licences. Mais nous avons rapidement été confrontés aux limites que représente une maîtrise partielle des subtilités de l’outil. Il a été décidé de geler le déploiement pour repartir sur les bases d’un vrai projet d’évolution du SI, accompagné par la société DICMA », experte en matière de dictée numérique.

Réalité des urgences

Aujourd’hui, plus d’un tiers de l’établissement est équipé.  « Les utilisateurs, médecins comme secrétaires, ont adhéré dès lors qu’ils ont été rassurés sur la fiabilité du système Olympus et sur le fait que les dysfonctionnements initiaux avaient été corrigés », précise Sébastien Barthélémy. D’ailleurs, le changement est minime pour les usagers.

  « Le logiciel est identique, explique Nadine Jerry, secrétaire. L’avantage est que nous recevons directement les enregistrements à traiter via l’interface. Les médecins n’ont plus à nous les envoyer par mail ou à les déposer dans des dossiers partagés. Le système de gestion des fichiers ODMS (Olympus Dictation Management System) est très confortable. Il nous permet de faire un travail qui répond aux besoins des services, à commencer par les urgences. » Celles-ci sont divisées en deux unités qui ne peuvent compter sur la présence continue d’une secrétaire. Il s’agissait donc d’une priorité pour la DSI.  « La bonne tenue des comptes rendus et des dossiers médicaux aux urgences est vitale, explique le Dr Nathalie Gilou, médecin urgentiste. Aujourd’hui, en travaillant sur un poste, notre dictée est intégrée directement dans le serveur et adressée à la secrétaire. » Le Dr Gilou utilise des appareils de dictée  « depuis leur apparition sur le marché. Avec les derniers outils, nous pouvons réécouter notre enregistrement et éventuellement nous reprendre. Très maniable, l’enregistreur vocal tient dans la poche, ce qui est appréciable au regard du temps quotidien d’utilisation ».

Efficacité, sécurité des données et fiabilité du transfert

Concrètement, les médecins emportent leur dictaphone pour la journée et viennent le repositionner sur un socle de téléchargement. Ainsi, les enregistrements sont envoyés aux secrétaires dédiées sans manipulation supplémentaire. Outre le gain de temps, le risque de perte de données ou de mauvais adressage, à une secrétaire absente par exemple, est éliminé. Le gain est donc significatif en termes d’efficacité, de sécurisation des données et de fiabilisation du transfert. Le changement le plus important concerne le backoffice.  « Avec cette gestion centralisée, nous maîtrisons le parc. La maintenance ainsi que les modifications matérielles et logicielles sont facilitées », reprend Sébastien Barthélémy. Cette solution globale a donc également un impact positif sur les coûts de gestion. Quelques petits éléments restent à finaliser pour la migration vers la gestion centralisée des dictées, mais la DSI souhaite déjà aller plus loin dans la productivité :  « L’objectif, à terme, est de renforcer l’intégration entre cet outil de dictée numérique et les logiciels métiers, à commencer par le dossier patient. En effet, aujourd’hui, nous fonctionnons avec des systèmes en parallèle qui interagissent peu. ».

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